zamknij

Urząd Miasta Legionowo nie ponosi żadnej odpowiedzialności za prawidłowość przetłumaczonych w witrynie danych i informacji. W szczególności, nie gwarantuje kompletności tłumaczenia oraz związanych z tym tłumaczeniem - aktualności prezentowanej informacji lub jej przydatności dla określonych celów. Tłumaczenie nie może być porównywane do tłumaczenia ludzkiego, jednakże - może być pomocne w ocenie przydatności treści.

Google automatic translation. The Legionowo City does not accept any responsibility for the accuracy of data and information originating from the translation. In particular, the Legionowo City does not guarantee that the translation is complete, up-to-date or fit for specific purposes. The translation cannot be compared with a human translation, but may help in assessing the relevance of articles.

A A A
Logo BIP

WITKAC - pytania i odpowiedzi

Data dodania: 04 grudnia 2019
Grafika informująca o możliwościach systemu witkac.pl

Prezentujemy Państwu pytania i odpowiedzi dotyczące platformy Witkac.pl. Jednocześnie przypominamy, że Witkac.pl to unikalne narzędzie, znacznie ułatwiające współpracę urzędów z organizacjami pozarządowymi. Jest to kompleksowy system informatyczny usprawniający m.in. ogłaszanie konkursów ofert, nabór i ocenę wniosków dotacyjnych, tworzenie umów oraz składanie i weryfikację sprawozdań.

Cofnij

1.      Jakie korzyści przynosi stosowanie platformy Witkac.pl?

  • Generator ofert oparty jest na bazie formularza internetowego z systemem pomocy,
  • Niwelowanie błędów formalnych ofert (brak możliwości złożenia oferty niezgodnej z ogłoszeniem),
  • Obliczanie kosztów do pokrycia z dotacji względem zadeklarowanego wkładu własnego,
  • Powiadomienia o ogłoszonych konkursach.
  • Możliwość zarządzania ofertą w trakcie jej realizacji.
  • Automatyczny proces tworzenia dokumentów (umów, aneksów, sprawozdań),
  • Przypominanie o zbliżających się terminach (złożenie oferty, wysyłka sprawozdania), przeglądanie konkursów w ich kluczowych fazach (trwa nabór, trwa ocena, konkurs został rozstrzygnięty),
  • Archiwum dokumentów organizacji z możliwością tworzenia nowej oferty na podstawie już złożonych (znajdujących się w systemie).

2.      Jak założyć konto?

W systemie Witkac.pl można założyć konto osoby/organizacji składającej oferty w konkursach organizowanych przez samorządy otwartych konkursach ofert. Należy wejść na stronę www.witkac.pl, wypełnić formularz rejestracyjny, następnie kliknąć "Utwórz konto" - nastąpi rejestracja organizacji składającej wnioski.

  • Na pierwszej zakładce podaje się adres e-mail, który jednocześnie jest loginem konta, wpisać hasło oraz oznaczyć, iż zapoznano się z regulaminem
  • Na drugiej zakładce należy wybrać: województwo, powiat, gmina. Pozostałe pola są fakultatywne natomiast ich wypełnienie pozwoli na wykorzystanie pełnej funkcjonalności systemu. Wypełnienie pól "imię i nazwisko" pozwoli nam zwracać się do oferenta w sposób grzecznościowy, a nie techniczny
  • Dane organizacji, którą Państwo reprezentują - pozwolą na automatyczne wypełnianie tych pól w składanych przez Państwa ofertach w przyszłości.
  • Określenie interesujących Państwa sfer pożytku publicznego - pozwoli w przyszłości na dopasowanie proponowanych konkursów do Państwa zakresu działalności.
  • Oznaczenie terytorialne - pozwoli wybierać dla Państwa konkursy tych Organizatorów (urzędów, instytucji, itp.), które są najistotniejsze z Waszego punktu widzenia.
  • Po wypełnieniu formularza rejestracyjnego otrzymacie Państwo wiadomość e-mail, w której będzie link aktywacyjny. (Wiadomość powinna dotrzeć w ciągu ok. 10 min od momentu rejestracji, po upływie tego czasu warto sprawdzić w skrzynce pocztowej folder SPAM, gdyż niektóre filtry mogą potraktować to jako wiadomość potencjalnie niechcianą. Po kliknięciu w niego Wasze konto zostanie aktywowane i od tego momentu można zalogować się do systemu.

4. Jak złożyć ofertę w systemie Witkac.pl?

Krok 1.

Należy zarejestrować się tworząc konto użytkownika, wybrać konkurs, który nas interesuje, oraz wypełnić wniosek w wersji elektronicznej (Można to zrobić przechodząc do zakładki "Konkursy", następnie "trwa nabór" lub poprzez zakładkę "Mój Profil" klikamy następnie pole "Dodaj ofertę".

Krok 2.

Składanie wniosku podzielone jest na 7 poszczególnych etapów, które należy uzupełnić. Chcąc zapobiec utracie danych, należy zapisać wprowadzone dane za pomocą pola "Zapisz".

Krok 3.

Oferent ma możliwość w dowolnym momencie zapisania wprowadzonych danych i powrotu do edycji w innym czasie, istnieje możliwość wydrukowania wersji roboczej.

Krok 4.

Na etapie wypełniania wniosku należy również wprowadzić imiona
i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania wg KRS, które podpiszą ofertę ("Potwierdzenie złożenia oferty") oraz osoby odpowiedzialnej merytorycznie za kontakt roboczy w sprawie złożonej oferty.

Krok 5.

Po prawidłowym wypełnieniu całego wniosku, jego weryfikacji oraz elektronicznym przesłaniu oferty (za pomocą pola "Złóż ofertę") system zapisuje wniosek w bazie danych, po czym każda oferta otrzymuje unikatową sumę kontrolną. Następnie należy wydrukować "Potwierdzenie złożenia oferty". Od tego momentu blokuje się możliwość edycji wniosku.

Krok 6.

Jednym z podstawowych kryteriów formalnych, jest wysłanie oferty w wersji elektronicznej w trakcie trwania naboru, a następnie podpisanie i wysłanie "Potwierdzenia złożenia oferty".

Krok 7.

Po wysłaniu oferty elektronicznej należy wygenerować z systemu "Potwierdzenie złożenia oferty" po czym jeden wydrukowany i podpisany egzemplarz należy wysłać pocztą lub złożyć osobiście w Biurze Obsługi Mieszkańca w poniedziałki od. 8.00-18.00, od wtorku do piątku od. 8.00–16.00 w terminie podanym w ogłoszeniu konkursowym (UWAGA: decyduje wyłączne data wpływu do siedziby Urzędu), na adres: Urząd Miasta Legionowo, ul.marsz.Józefa Piłsudskiego 41, 05-120 Legionowo.

WAŻNE: do Urzędu należy przesłać lub dostarczyć osobiście tylko dokument "Potwierdzenia złożenia wniosku" + ewentualne załączniki określone w ogłoszeniu konkursowym, nie przesyłamy wydrukowanej oferty. (Wymagane załączniki należy dołączyć w postaci kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez uprawnionego przedstawiciela wnioskodawcy. W przypadku, gdy załączniki zostały złożone pierwszym "Potwierdzeniu złożenia oferty" w konkursie ogłoszonym na dany rok budżetowy dopuszcza się możliwość składania przy kolejnych potwierdzeniach oświadczenia o aktualności złożonych uprzednio załączników z określeniem do którego konkursu i oferty zostały złożone.

5. Jeśli nie złożę papierowego potwierdzenia złożenia oferty, to...

  • Brak złożenia "Potwierdzenia złożenia oferty" skutkować będzie odrzuceniem oferty już na etapie oceny formalnej. Potwierdzenie złożenia oferty otrzymuje sumę kontrolną, która musi być zgodna z numerem oferty wysłanej elektronicznie za pomocą systemu. Tylko wnioski o spójnej sumie kontrolnej w czasie weryfikacji przejdą do dalszej procedury związanej z oceną merytoryczną wniosku w ramach danego konkursu.
  • Każdy Wnioskodawca, który prawidłowo wypełni i złoży wniosek w systemie otrzyma na podany przez siebie w trakcie rejestracji konta, informację o potwierdzeniu złożenia wniosku.

W przypadku nie otrzymania takiej informacji w przeciągu 24 godzin od dnia wysłania oferty należy skontaktować się z komórką organizacyjną wskazana w ogłoszeniu konkursowym, ponieważ może zaistnieć sytuacja, iż wniosek nie został zapisany w bazie danych systemu.

6. Czy w systemie Witkac.pl możliwa jest praca na dwóch komputerach jednocześnie przy tej samej ofercie?

Niestety symultaniczne uzupełnianie oferty przez dwie osoby w tym samym czasie nie jest możliwe, w następstwie takiego działania mogą wystąpić problemy związane z nieprawidłowym zapisaniem danych w harmonogramie, kosztorysie lub w treści oferty.  Należy pamiętać, żeby nie pracować jednocześnie na tej samej ofercie z dwóch różnych kont, ponieważ dane mogą nie zsynchronizować się prawidłowo.

7. Problem z zapisem danych w systemie?

Chwilowe problemy z zapisem danych w ofercie mogą mieć związek z pracą użytkownika w przeglądarce Mozilla Firefox lub Internet Explorer. Producenci systemu preferują korzystanie z przeglądarki Google Chrome. Natomiast w większości przypadków wystarczy tylko wylogować się z systemu, odczekać chwilę po czym załogować się ponownie/ lub za pomocą innej przeglądarki internetowej.  

Nieprawidłowości w zapisie danych mogą zdarzyć się również, gdy dojdzie do awarii internetu (przerwy w transmisji danych, słabego sygnału itp.). W takim przypadku można odzyskać pracę z ostatniej kopii zapasowej, która dokonywana jest co 3 minuty (autozapis). W ten sposób utracony zostanie jedynie efekt pracy po ostatnim autozapisie - wprowadzony po 3 minutach po jego ostatniej sygnalizacji. Przy próbie edycji oferty system Witkac.pl zapyta o to czy przywrócić dane z ostatniej zapisanej kopii, czy edytować ostatnio zapisaną wersję oferty.  

8. Z jakiego powodu występują problemy dotyczące spójności harmonogramu i kosztorysu względem poszczególnych lat (dotyczy głównie projektów wieloletnich)?

W ofertach dotyczących realizacji zadania wieloletniego należy zachować spójność działań harmonogramu z odpowiednimi pozycjami kosztorysu. System Witkac.pl daje możliwość  wpisania kosztu przykładowo na rok 2020 oraz przypisanie mu konkretnego działania z harmonogramu dodanego też na rok 2020, odbywa się to poprzez kliknięcie w kolumnę Nazwa/numer działania w poszczególnym koszcie. Reasumując w kosztach na rok 2020 system powinien wyświetlać listę z możliwością wyboru działań z roku 2020.

Przy wybieraniu działań z harmonogramu wpisanych na rok 2021, w poszczególnym koszcie wpisanym na rok 2021 poprzez kliknięcie w kolumnie "Nazwa/numer działania" wyświetli się pusta lista działań, z tego względu, że w harmonogramie nie zostały umieszczone działania na rok 2021. System Witkac.pl umożliwi jednak ręczne wpisanie numerów działań z harmonogramu jednak nie dopilnuje, czy w koszcie na rok 2020 zakwalifikowano błędne działanie z roku 2021 czy też nie. Uzupełnianie z tzw. ręki "Nazwa/numerów" nie jest weryfikowane przez system.

9. Brak możliwości akceptacji wniosku i złożenia oferty - system Witkac.pl pokazuje błędy.

System Witkac.pl tylko wskazuje na błędy, które popełnione zostały podczas wypełniania formularza, dopiero po poprawieniu tych błędów wniosek możliwy jest do złożenia o czym system informuje treścią: "wniosek wypełniony poprawnie". Wszelkie limity związane z obowiązkiem zapewnienia wkładu finansowego czy osobowego są ustawione w systemie tak jak przewiduje to ogłoszenie konkursowe. Pola, w których system wskazuje błędy (zaznaczone na czerwono) trzeba poprawić samoczynnie, tak aby wprowadzone dane były zgodne z wytycznymi obowiązującymi w danej edycji konkursu.