WITKAC - pytania i odpowiedzi

1.      Jakie korzyści przynosi stosowanie platformy Witkac.pl?

• Generator ofert oparty jest na bazie formularza internetowego z systemem pomocy,
• Niwelowanie błędów formalnych ofert (brak możliwości złożenia oferty niezgodnej z ogłoszeniem),
• Obliczanie kosztów do pokrycia z dotacji względem zadeklarowanego wkładu własnego,
• Powiadomienia o ogłoszonych konkursach.
• Możliwość zarządzania ofertą w trakcie jej realizacji.
• Automatyczny proces tworzenia dokumentów (umów, aneksów, sprawozdań),
• Przypominanie o zbliżających się terminach (złożenie oferty, wysyłka sprawozdania), przeglądanie konkursów w ich kluczowych fazach (trwa nabór, trwa ocena, konkurs został rozstrzygnięty),
• Archiwum dokumentów organizacji z możliwością tworzenia nowej oferty na podstawie już złożonych (znajdujących się w systemie).

2.      Jak założyć konto?

W systemie Witkac.pl można założyć konto osoby/organizacji składającej oferty w konkursach organizowanych przez samorządy otwartych konkursach ofert. Należy wejść na stronę www.witkac.pl, wypełnić formularz rejestracyjny, następnie kliknąć "Utwórz konto" - nastąpi rejestracja organizacji składającej wnioski.

• Na pierwszej zakładce podaje się adres e-mail, który jednocześnie jest loginem konta, wpisać hasło oraz oznaczyć, iż zapoznano się z regulaminem
• Na drugiej zakładce należy wybrać: województwo, powiat, gmina. Pozostałe pola są fakultatywne natomiast ich wypełnienie pozwoli na wykorzystanie pełnej funkcjonalności systemu. Wypełnienie pól "imię i nazwisko" pozwoli nam zwracać się do oferenta w sposób grzecznościowy, a nie techniczny
• Dane organizacji, którą Państwo reprezentują - pozwolą na automatyczne wypełnianie tych pól w składanych przez Państwa ofertach w przyszłości.
• Określenie interesujących Państwa sfer pożytku publicznego - pozwoli w przyszłości na dopasowanie proponowanych konkursów do Państwa zakresu działalności.
• Oznaczenie terytorialne - pozwoli wybierać dla Państwa konkursy tych Organizatorów (urzędów, instytucji, itp.), które są najistotniejsze z Waszego punktu widzenia.
• Po wypełnieniu formularza rejestracyjnego otrzymacie Państwo wiadomość e-mail, w której będzie link aktywacyjny. (Wiadomość powinna dotrzeć w ciągu ok. 10 min od momentu rejestracji, po upływie tego czasu warto sprawdzić w skrzynce pocztowej folder SPAM, gdyż niektóre filtry mogą potraktować to jako wiadomość potencjalnie niechcianą. Po kliknięciu w niego Wasze konto zostanie aktywowane i od tego momentu można zalogować się do systemu.

4. Jak złożyć ofertę w systemie Witkac.pl?

Krok 1.

Należy zarejestrować się tworząc konto użytkownika, wybrać konkurs, który nas interesuje, oraz wypełnić wniosek w wersji elektronicznej (Można to zrobić przechodząc do zakładki "Konkursy", następnie "trwa nabór" lub poprzez zakładkę "Mój Profil" klikamy następnie pole "Dodaj ofertę".

Krok 2.

Składanie wniosku podzielone jest na 7 poszczególnych etapów, które należy uzupełnić. Chcąc zapobiec utracie danych, należy zapisać wprowadzone dane za pomocą pola "Zapisz".

Krok 3.

Oferent ma możliwość w dowolnym momencie zapisania wprowadzonych danych i powrotu do edycji w innym czasie, istnieje możliwość wydrukowania wersji roboczej.

Krok 4.

Na etapie wypełniania wniosku należy również wprowadzić imiona
i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania wg KRS, które podpiszą ofertę ("Potwierdzenie złożenia oferty") oraz osoby odpowiedzialnej merytorycznie za kontakt roboczy w sprawie złożonej oferty.

Krok 5.

Po prawidłowym wypełnieniu całego wniosku, jego weryfikacji oraz elektronicznym przesłaniu oferty (za pomocą pola "Złóż ofertę") system zapisuje wniosek w bazie danych, po czym każda oferta otrzymuje unikatową sumę kontrolną. Następnie należy wydrukować "Potwierdzenie złożenia oferty". Od tego momentu blokuje się możliwość edycji wniosku.

Krok 6.

Jednym z podstawowych kryteriów formalnych, jest wysłanie oferty w wersji elektronicznej w trakcie trwania naboru, a następnie podpisanie i wysłanie "Potwierdzenia złożenia oferty".

Krok 7.

Po wysłaniu oferty elektronicznej należy wygenerować z systemu "Potwierdzenie złożenia oferty" po czym jeden wydrukowany i podpisany egzemplarz należy wysłać pocztą lub złożyć osobiście w Biurze Obsługi Mieszkańca w poniedziałki od. 8.00-18.00, od wtorku do piątku od. 8.00–16.00 w terminie podanym w ogłoszeniu konkursowym (UWAGA: decyduje wyłączne data wpływu do siedziby Urzędu), na adres: Urząd Miasta Legionowo, ul.marsz.Józefa Piłsudskiego 41, 05-120 Legionowo.

WAŻNE: do Urzędu należy przesłać lub dostarczyć osobiście tylko dokument "Potwierdzenia złożenia wniosku" + ewentualne załączniki określone w ogłoszeniu konkursowym, nie przesyłamy wydrukowanej oferty. (Wymagane załączniki należy dołączyć w postaci kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez uprawnionego przedstawiciela wnioskodawcy. W przypadku, gdy załączniki zostały złożone pierwszym "Potwierdzeniu złożenia oferty" w konkursie ogłoszonym na dany rok budżetowy dopuszcza się możliwość składania przy kolejnych potwierdzeniach oświadczenia o aktualności złożonych uprzednio załączników z określeniem do którego konkursu i oferty zostały złożone.

5. Jeśli nie złożę papierowego potwierdzenia złożenia oferty, to...

• Brak złożenia "Potwierdzenia złożenia oferty" skutkować będzie odrzuceniem oferty już na etapie oceny formalnej. Potwierdzenie złożenia oferty otrzymuje sumę kontrolną, która musi być zgodna z numerem oferty wysłanej elektronicznie za pomocą systemu. Tylko wnioski o spójnej sumie kontrolnej w czasie weryfikacji przejdą do dalszej procedury związanej z oceną merytoryczną wniosku w ramach danego konkursu.
• Każdy Wnioskodawca, który prawidłowo wypełni i złoży wniosek w systemie otrzyma na podany przez siebie w trakcie rejestracji konta, informację o potwierdzeniu złożenia wniosku.

W przypadku nie otrzymania takiej informacji w przeciągu 24 godzin od dnia wysłania oferty należy skontaktować się z komórką organizacyjną wskazana w ogłoszeniu konkursowym, ponieważ może zaistnieć sytuacja, iż wniosek nie został zapisany w bazie danych systemu.

6. Czy w systemie Witkac.pl możliwa jest praca na dwóch komputerach jednocześnie przy tej samej ofercie?

Niestety symultaniczne uzupełnianie oferty przez dwie osoby w tym samym czasie nie jest możliwe, w następstwie takiego działania mogą wystąpić problemy związane z nieprawidłowym zapisaniem danych w harmonogramie, kosztorysie lub w treści oferty.  Należy pamiętać, żeby nie pracować jednocześnie na tej samej ofercie z dwóch różnych kont, ponieważ dane mogą nie zsynchronizować się prawidłowo.

7. Problem z zapisem danych w systemie?

Chwilowe problemy z zapisem danych w ofercie mogą mieć związek z pracą użytkownika w przeglądarce Mozilla Firefox lub Internet Explorer. Producenci systemu preferują korzystanie z przeglądarki Google Chrome. Natomiast w większości przypadków wystarczy tylko wylogować się z systemu, odczekać chwilę po czym załogować się ponownie/ lub za pomocą innej przeglądarki internetowej.  

Nieprawidłowości w zapisie danych mogą zdarzyć się również, gdy dojdzie do awarii internetu (przerwy w transmisji danych, słabego sygnału itp.). W takim przypadku można odzyskać pracę z ostatniej kopii zapasowej, która dokonywana jest co 3 minuty (autozapis). W ten sposób utracony zostanie jedynie efekt pracy po ostatnim autozapisie - wprowadzony po 3 minutach po jego ostatniej sygnalizacji. Przy próbie edycji oferty system Witkac.pl zapyta o to czy przywrócić dane z ostatniej zapisanej kopii, czy edytować ostatnio zapisaną wersję oferty.  

8. Z jakiego powodu występują problemy dotyczące spójności harmonogramu i kosztorysu względem poszczególnych lat (dotyczy głównie projektów wieloletnich)?

W ofertach dotyczących realizacji zadania wieloletniego należy zachować spójność działań harmonogramu z odpowiednimi pozycjami kosztorysu. System Witkac.pl daje możliwość  wpisania kosztu przykładowo na rok 2020 oraz przypisanie mu konkretnego działania z harmonogramu dodanego też na rok 2020, odbywa się to poprzez kliknięcie w kolumnę Nazwa/numer działania w poszczególnym koszcie. Reasumując w kosztach na rok 2020 system powinien wyświetlać listę z możliwością wyboru działań z roku 2020.

Przy wybieraniu działań z harmonogramu wpisanych na rok 2021, w poszczególnym koszcie wpisanym na rok 2021 poprzez kliknięcie w kolumnie "Nazwa/numer działania" wyświetli się pusta lista działań, z tego względu, że w harmonogramie nie zostały umieszczone działania na rok 2021. System Witkac.pl umożliwi jednak ręczne wpisanie numerów działań z harmonogramu jednak nie dopilnuje, czy w koszcie na rok 2020 zakwalifikowano błędne działanie z roku 2021 czy też nie. Uzupełnianie z tzw. ręki "Nazwa/numerów" nie jest weryfikowane przez system.

9. Brak możliwości akceptacji wniosku i złożenia oferty - system Witkac.pl pokazuje błędy.

System Witkac.pl tylko wskazuje na błędy, które popełnione zostały podczas wypełniania formularza, dopiero po poprawieniu tych błędów wniosek możliwy jest do złożenia o czym system informuje treścią: "wniosek wypełniony poprawnie". Wszelkie limity związane z obowiązkiem zapewnienia wkładu finansowego czy osobowego są ustawione w systemie tak jak przewiduje to ogłoszenie konkursowe. Pola, w których system wskazuje błędy (zaznaczone na czerwono) trzeba poprawić samoczynnie, tak aby wprowadzone dane były zgodne z wytycznymi obowiązującymi w danej edycji konkursu.