Zrób porządki w NGO

Koszty roku minionego

Wszyscy księgowi to pewnie ​potwierdzą, że niemożliwe jest całkowite zaksięgowanie operacji finansowych należących do roku mijającego do 31 grudnia włącznie, zawsze pozostaną koszty, które będą dotyczyć roku mijającego, a będą faktycznie zapłacone w roku następnym – tak jest np. w przypadku opłaty za telefon, gdzie rachunek telefoniczny otrzymujemy w miesiącu następnym, czy za zużycie energii. Również będą koszty, które będą należały do roku mijającego (np. zostanie podpisana umowa zlecenie i wykonana praca do 31 grudnia), a zostaną fizycznie wypłacone w roku następnym. W obydwu tych przypadkach, koszty te należą do roku minionego, chociaż zostaną wypłacone dopiero w roku następnym.

Zgodnie z zasadą równomiernego rozłożenia kosztów i przychodów należy stwierdzić, że dany koszt fizycznie poniesiony w roku następnym powinien być zaliczony do roku poprzedniego czy następnego. Taki koszt powinien być zaksięgowany memoriałowo.

Analogicznie, jeśli w roku minionym został poniesiony koszt, który tak naprawdę dotyczy roku następnego (np. został zakupiony bilet lotniczy na koniec stycznia), to powinien on być zaliczony w koszty roku następnego.

Przychody roku minionego

​Wszystkie przychody, które fizycznie wpłynęły na konto organizacji w danym roku stanowią przychody danego roku. Należy jednak zwrócić uwagę na fakt księgowania tych przychodów, z których tylko część będzie wykorzystana w danym roku, a pozostała w latach kolejnych. W takim przypadku, jeśli to wynika z Umowy o dotację, zgodnie z zasadą równomiernego rozłożenia kosztów i przychodów, tylko część, która miała być wykorzystana w roku minionym powinna być zaliczona w przychody danego roku (do rachunku wyników), a pozostała część jako przychody przyszłych okresów.

Koniec roku to również czas inwentaryzacji szeroko rozumianej – czyli sprawdzania, porządkowania i uzgadniania.

Do obowiązków każdego księgowego należy:

• uzgodnienie sald z kontrahentami: każda organizacja współpracuje z różnymi kontrahentami: drukarniami, dostawcami materiałów biurowych, firmami cateringowymi, itd. Na koniec roku z każdym kontrahentem, z którym było kilka transakcji w ciągu roku należy ustalić saldo, czyli stan wzajemnych zobowiązań / należności (kto komu ile jest dłużny);

• rozliczenie rozrachunków z pracownikami: należy ustalić, kto z pracowników ma nierozliczoną zaliczkę i w jakiej wysokości i, o ile to możliwe, najlepiej rozliczyć wszystkie zaległości;

• ustalenie zobowiązań (należności) wobec ZUS czy US – ZUS czy US to kontrahenci każdej instytucji, w dodatku kontrahent, który ma prawo kontroli swoich zobowiązań, dlatego radzimy uważnie na koniec roku (a najlepiej na bieżąco) przejrzeć swoje rozliczenia z tymi instytucjami i je wyjaśnić, zanim urzędnicy sami do nas się zgłoszą;

• sporządzenie protokołu kontroli kasy: dyrektor organizacji pisemnie powinien wyznaczyć Komisję składającą się z 2-3 osób, która powinna przeliczyć wszystkie pieniądze w kasie oraz zgromadzone w niej inne papiery wartościowe (np. czeki); Komisja powinna spisać protokół kontroli kasy, a każdy z jej członków powinien się podpisać pod tym protokołem. Protokół powinien być sporządzony na dzień 31 grudnia danego roku;

• uzyskanie z banku potwierdzenia stanu posiadanych przez organizację kont bankowych;

• jeśli organizacja posiada środki w walutach obcych powinna zostać dokonana wycena tych środków na dzień 31.12 według średniego kursu NBP z 31 grudnia danego roku;

• jeśli organizacja posiada inwestycje finansowe w postaci papierów wartościowych (obligacje / bony skarbowe / bony komercyjne, itd.) powinna zostać dokonana wycena tych papierów na dzień 31 grudnia danego roku według ich wartości rynkowej.

Dopiero po dokonaniu tych operacji można przystąpić do przygotowania bilansu i rachunku wyników poprzez sporządzenie następujących zestawień:

1. zestawienie przychodów i kosztów w ramach jednego źródła finansowania (programu, projektu);

2. zestawienie wszystkich przychodów otrzymanych w danym roku finansowym; należy pamiętać, że jeżeli organizacja prowadzi odpłatną i nieodpłatną działalność pożytku publicznego, to z zestawień przychodów i kosztów ma obowiązek wyodrębnić przychody i koszty poszczególnych rodzajów tej działalności. Musi więc przyporządkować przychodom np. za częściową odpłatność konkretne koszty, jakie z tych przychodów są pokrywane;

3. zestawienie kosztów administracyjnych (do rachunku wyników).

Czy i kiedy fundacja / stowarzyszenie musi sporządzić sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie musimy sporządzać co roku. Tego wymaga ustawa o rachunkowości. Ta sama ustawa określa też, jakie konkretnie informacje powinny się znaleźć w sprawozdaniu. Przedstawione w nim liczby wynikają z prowadzonej w organizacji księgowości, a ta obrazuje prowadzone działania.

• Zatem czytając sprawozdanie, mamy okazję przyjrzeć się, jak w naszej organizacji wygląda jej majątek, jaki jest stan finansów, czy występują jakieś zadłużenia lub też innego rodzaju zobowiązania. Można powiedzieć, że sprawozdanie finansowe jak rentgen prześwietla organizację i pokazuje stan jej zdrowia.

• Wreszcie, sprawozdanie finansowe jest niezbędnym dokumentem, składanym do wielu urzędów (np. urzędu skarbowego, KRS) lub – razem z opisem projektu – grantodawcom.

Obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego dotyczy „wszystkich jednostek będących wyodrębnionymi samodzielnymi jednostkami”, czyli np. zarejestrowanych w KRS stowarzyszeń i fundacji (które mają osobowość prawną) oraz np. stowarzyszeń zwykłych i szkolnych klu­bów sportowych (które nie mają osobowości prawnej).

/ngo.pl/

"Infografika pochodzi z portalu organizacji pozarządowych ngo.pl" 

Warunki licencji: tekst udostępniony na licencji cc na warunkach:
http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/