Zapytanie ofertowe

Zapytanie ofertowe

§ 1

1. Nazwa oraz adres Zamawiającego

Gmina Miejska Legionowo-

Urząd Miasta Legionowo

ul. marsz. J. Piłsudskiego 41

05-120 Legionowo

Wydział Zdrowia Publicznego i Spraw Społecznych

telefon: 22 766 40 08 lub 22 766 40 90

§ 2

1. Opis przedmiotu zamówienia oraz wymogów Zamawiającego:

Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego jest zorganizowanie 12-dniowego wypoczynku letniego"LATO 2016" (11 noclegów) dla 50 - osobowej grupy dzieci i młodzieży w wieku 12-18 lat z terenu Legionowa z rodzin niezamożnych, wymagających wsparcia w funkcjach wychowawczych, w formie profilaktycznych kolonii letnich składających się z zajęć terapeutycznych oraz programu rekreacyjnego wraz z przewozem autokarem dzieci i młodzieży pod opieką wychowawców.

2. Usługa powinna być wykonana zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia 30 marca 2016 r. w sprawie wypoczynku dzieci i młodzieży (Dz. U. z 2016 r, poz. 452) oraz zgłoszona do właściwego Kuratorium Oświaty, na minimum 21 dni przed rozpoczęciem wypoczynku.

3. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,

b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

4. W ramach usługi Wykonawca zapewni realizację programu sportowo-rekreacyjnego, propagującego zdrowy i aktywny styl życia oraz programu terapeutycznego. Program terapeutyczny powinien zakładać realizację zajęć, dzięki którym uczestnicy kolonii rozwiną swoje kompetencje społeczne: dotyczą relacji z innymi ludźmi, nauczą się nawiązywania kontaktu, podtrzymywania pozytywnych relacji, umiejętności wyrażania siebie i prezentowania swojego zdania, angażowania w działania wspólnotowe, uczestnicy będą uczyć się w sposób tolerancyjny i bezpieczny funkcjonować w obrębie grupy, konstruktywnie rozwiązywać konflikty, dbać o jakość relacji, które łączą ich z rodziną i przyjaciółmi. Program powinien także, poruszać problematykę zagrożeń uzależnień, w szczególności od nowoczesnych technologii i substancji psychoaktywnych. Zajęcia z młodzieżą powinny być prowadzone codziennie dla wszystkich uczestników kolonii podzielonych na minimum 3 odrębne grupy w wymiarze minimum 1 godziny zegarowej oraz poprzez konsultacje indywidualne (jeśli zajdzie taka konieczność).

5. Wykonawca zapewni kadrę gwarantującą prawidłową organizację turnusu w tym: kierownika turnusu, opiekunów, ratownika (w przypadku kolonii nad morzem) lub przewodnika (w przypadku kolonii w górach) oraz pielęgniarkę.

6. Kadra całodobowa zakwaterowana będzie w tym samym budynku, w którym przebywać będą uczestnicy kolonii.

7. Program terapeutyczny powinien być realizowany przez wykwalifikowaną osobę posiadającą wykształcenie psychologiczne lub pedagogiczne (co najmniej mgr psychologii lub mgr pedagogiki) lub być realizowany pod jej bezpośrednim nadzorem.

8. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia opieki medycznej w tym: stałą opiekę pielęgniarską i korzystanie z opieki lekarskiej podczas turnusu.

9. Zamawiający wymaga zorganizowania co najmniej 1 wycieczki wyjazdowej, uwzględniającej koszt przejazdu, lokalne atrakcje cenę biletu zwiedzania, suchy prowiant jako rekompensatę obiadu.

10. Wykonawca zapewni zakwaterowanie w ośrodku (w jednym budynku) w pokojach maksymalnie 5-osobowych

11. Pokoje muszą być wyposażony w co najmniej umywalkę i oczko sedesowe, łóżka z kołdrą, poduszką i kompletem pościeli, szafę ubraniową, stoliczki nocne oraz stół i krzesła. Niedopuszczalne są łóżka piętrowe czy dostawki.

12. Zamawiający nie dopuszcza zakwaterowania uczestników turnusu w domkach, na polu namiotowym.

13. Dojazd i powrót 50 dzieci odbywać się będzie autokarem, którym dysponuje wykonawca, lub będzie dysponować najpóźniej na 3 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia kolonii.

14. Wykonawca zapewni w dniu wyjazdu wykonanie przez Policję kontroli stanu technicznego autokaru oraz trzeźwości i posiadanych uprawnień kierowcy. W przypadku niedopuszczenia przez Policję do realizacji wyjazdu, Wykonawca ma obowiązek zapewnienia autokaru zastępczego i/lub zastępczego kierowcę w ciągu jednej godziny od momentu powzięcia informacji o powodach wstrzymania wyjazdu.

15. Autokar musi znajdować się w dobrym stanie technicznym, posiadać aktualne polisy ubezpieczeniowe AC, OC i NNW, a kierowcy muszą posiadać stosowne uprawnienia.

16. Wykonawca zapewni wyjazd w dniu rozpoczęcia kolonii z Legionowa do miejsca docelowego z placu przed Urzędem Miasta Legionowo, ul. marsz. J. Piłsudskiego 41, 05 – 120 Legionowo i powrót w to samo miejsce.

17. Opiekę nad dziećmi w czasie przejazdu na miejsce kolonii i w drodze powrotnej, z miejsca kolonii do Legionowa, sprawować będzie wykwalifikowana kadra wychowawcza.

18. Uczestnicy kolonii powinni mieć zapewniony bezpośredni nieodpłatny dostęp do obiektów sportowych (np.: boisko do gry w piłkę nożną, koszykową, siatkową).

19. Uczestnicy kolonii powinni mieć zapewnione 4 posiłki dziennie, tj.:

Śniadanie: minimum dwa dania ciepłe, przekąski zimne, pieczywo jasne lub ciemne (preferowane), napoje gorące soki, owoce, warzywa.

Obiad: dwudaniowy z deserem.

Podwieczorek: owoce (preferowane), kisiel, budyń, serki.

Kolacja: minimum jedno danie ciepłe, przekąski zimne, pieczywo jasne lub ciemne (preferowane),, napoje gorące, soki, owoce, warzywa.

20. Dostęp do wody pitnej powinien być całodobowy, dostęp do pieczywa i dżemu lub owoców - w ciągu dnia bez ograniczeń.

21. Wykonawca wykupi ubezpieczenie NNW dla każdego z uczestników kolonii.

22. Wykonawca opłaca opłatę uzdrowiskową za wszystkich uczestników turnusu (jeśli takowa występuje).

23. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dokonania wizji na terenie ośrodka zgłoszonego w dokumentach przez wykonawcę celem określenia zgodności opisu ze stanem faktycznym.

24. Zamawiający zastrzega również, że do obowiązków Wykonawcy będzie należało niezwłoczne poinformowanie Zamawiającego o każdym przypadku przerwania turnusu przez jego uczestnika, oraz o każdorazowej interwencji służb mundurowych na terenie ośrodka oraz innych zdarzeń mających wpływ na przebieg wykonywanej usługi, w szczególności dotyczących bezpieczeństwa uczestników oraz wniosków, skarg i zażaleń rodziców i opiekunów uczestników.

25 . Zamawiający dokona zapłaty wynagrodzenia za wykonaną usługę w terminie do 30 dni od daty złożenia prawidłowo wystawionej faktury na rachunek bankowy wskazany przez wykonawcę. Zamawiający dopuszcza możliwość przedpłaty w wysokości do 25% wartości zamówionej usługi, w terminie po podpisaniu umowy.

26. W przypadku gdy:

- Wykonawca nie spełnia warunków udziału w postępowaniu określonych w niniejszym Zapytaniu ofertowym lub jeżeli oferta nie jest zgodna z treścią Zapytania ofertowego (warunki określone w § 2 punkty: 3 – 12, 17 – 22 oraz § 3),

- Wykonawca nie złożył wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty bądź ich uzupełnień w wyznaczonym terminie,

- jeżeli oferta została złożona po terminie,

- oferta nie zawiera wszystkich wskazanych załączników,

- w przypadku przedstawienia przez Wykonawcę informacji nieprawdziwych;

złożona przez niego Oferta podlega odrzuceniu i nie będzie rozpatrywana.

27. Zamawiający ma prawo przed upływem terminu składania ofert dokonać zmiany zapytania ofertowego. W takim przypadku Zamawiający rozważy czy potrzebny jest Wykonawcom dodatkowy czas na przygotowanie ofert i może przedłużyć termin składania ofert.

§3

I. Termin wykonania zamówienia

Wykonawca zrealizuje usługę w okresie od 01. 07. 2016 r. do 26. 08. 2016 r.

II. Opis sposobu przygotowania oferty

Warunki formalne sporządzenia oferty:

1. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej w języku polskim w jednym egzemplarzu;

2. Oferta powinna być czytelna i napisana drukiem niezmywalnym, na maszynie, wydrukowana na drukarce lub napisana odręcznie czytelnym pismem;

3. Ofertę oraz wszystkie załączniki do oferty podpisują osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy;

4. Jeżeli oferta i załączniki zostaną podpisane przez upoważnionego przedstawiciela, jest on zobowiązany do przedłożenia właściwego pełnomocnictwa lub umocowania prawnego;

5. Zaleca się, aby wszystkie strony oferty były trwale ze sobą połączone, kolejno ponumerowane i parafowane, wszystkie poprawki lub korekty powinny być parafowane przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy;

6. Za podpisanie uznaje się własnoręczny czytelny podpis lub podpis wraz z pieczątką pozwalającą na zidentyfikowanie podpisu;

7. Wymaga się, by oferta była dostarczona do zamawiającego w opakowaniu uniemożliwiającym odczytanie jego zawartości bez uszkodzenia tego opakowania.

Na kopercie /opakowaniu/ umieścić:

a) nazwę i adres zamawiającego;

b) nazwę i adres wykonawcy – dopuszcza się odcisk pieczęci z nazwą wykonawcy;

c) napis: „Oferta na (w tym miejscu należny wpisać nazwę zamówienia) - nie otwierać przed terminem rozpatrywania ofert.”

d) Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nienależytego oznakowania koperty/opakowania lub braku którejkolwiek z wymaganych informacji, w szczególności za złe skierowanie przesyłki i jej nieterminowe dostarczenie jak i przedterminowe otwarcie.

III. Złożona oferta musi zawierać następujące dokumenty ułożone w kolejności jak niżej:

1. Wypełniony i podpisany formularz oferty (Załącznik nr 1).

2. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

3. Kserokopię aktualnego zaświadczenia o wpisie do rejestru organizatorów i pośredników turystycznych wydane przez Wojewodę lub Marszałka Województwa właściwych ze względu na siedzibę firmy.

4. Konspekt programu terapeutycznego.

5. Kserokopię dyplomów, certyfikatów i innych dokumentów poświadczających wykształcenie osoby prowadzącej program terapeutyczny oraz jej doświadczenie.

6. Konspekt programu wypoczynkowego.

7. Informacja dotycząca standardu budynku w którym będzie odbywał się pobyt profilaktyczny (lokalizacja obiektu, w tym odległość w km od Legionowa, warunki zakwaterowania), liczba osób w pokoju, opis wyposażenia pokoi, warunki sanitarne, informacja o stołówce, świetlicy, obiekcie sportowym i terenie rekreacyjnym (dopuszcza się dodatkowe zdjęcia do opisu).

8. Podpisany przez Wnioskodawcę projekt umowy (Załącznik nr 2).

9. Podpisane przez Wnioskodawcę oświadczenie akceptujące warunki przyszłej umowy.

§ 4

Zamawiający może unieważnić zapytanie ofertowe bez dokonania wyboru oferty najkorzystniejszej w przypadku, gdy:

- nie złożono żadnej oferty spełniającej wymogi zapytania ofertowego;

- cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;

- wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego,

- postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy,

- Zamawiający może zamknąć zapytanie ofertowe bez dokonania wyboru oferty najkorzystniejszej, bez podania przyczyn, jeżeli przewidział taką możliwość w zapytaniu ofertowym,

- o zamknięciu zapytania ofertowego bez dokonania wyboru oferty najkorzystniejszej i unieważnieniu zapytania, Zamawiający niezwłocznie powiadomi Wykonawcę.

§ 5

Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert. Przy ocenie wykonawcy będą brane pod uwagę niżej wymienione kryteria:

1. Cena – 80% (dla porównania ofert pod względem kryterium cenowego zamawiający przyjmuje cenę ofertową brutto) (C)
Sposób liczenia punktacji:

	najniższa cena oferowana brutto
C =		x 100 pkt x 0,80
	cena brutto oferty badanej

 

Maksymalna liczba punktów do uzyskania w kategorii „Cena” = 80 pkt

2. Warunki zakwaterowania – 10% (Z)

- Ośrodek wybudowany lub remontowany w latach 2010 -2015 = 10 pkt

- Ośrodek wybudowany lub remontowany w latach 2004 -2009 = 5 pkt

-Ośrodek wybudowany lub wyremontowany przed rokiem 2004 = 0 pkt

Maksymalna liczba punktów do uzyskania w kategorii „Warunki zakwaterowania” = 10 pkt

Sposób obliczenia punktów dla oferty za kategorię:

	ilość punktów uzyskanych przez ofertę badaną
Z =		x 100 pkt x 0,1
	oferta z uzyskaną największą ilością punktów

 

3. Atrakcyjność programu wypoczynku - 10 % (A)

a) wycieczka autokarowa (oprócz 1 wycieczki autokarowej obowiązkowej) = 1 pkt

(maksymalnie można zdobyć 2 punkty),

b) wyjście (np. do kina, do teatru, do zoo) = 1 pkt

(maksymalnie można zdobyć 2 punkty),

c) spotkanie wieczorne (np. grill, ognisko, dyskoteka, projekcja filmu, gry i zabawy) = 1 pkt

(maksymalnie można zdobyć 2 punkty),

d) wycieczka piesza lub rowerowa lub spotkanie mające na celu poznanie życia lokalnej społeczności i regionu = 1 punkt

(maksymalnie można zdobyć 4 punkty).

Maksymalna liczba punktów do uzyskania w kategorii „Atrakcyjność programu wypoczynku” = 10 pkt.

Sposób obliczenia punktów dla oferty za kategorię:

	ilość punktów uzyskanych przez ofertę badaną
A =		x 100 pkt x 0,1
	oferta z uzyskaną największą ilością punktów

 

Wartość łączna punktów (W) dla każdej oferty to suma punktów oferty w danych kategoriach: cena „(C)”, warunki zakwaterowania „(Z)” oraz atrakcyjność programu wypoczynkowego (A),

W = C+Z+A

Oferta, która uzyska największą ilość punktów w oparciu o ustalone kryteria, zostanie uznana za najkorzystniejszą.

Maksymalnie oferta może uzyskać 100 pkt.

Wybór oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert uzyska taką samą liczbę punktów nastąpi poprzez wybranie przez Zamawiającego oferty z niższą ceną.

§ 6

Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert:

1. Ofertę należy złożyć w Biurze Obsługi Klienta Urzędu Miasta Legionowo

ul. marsz. J. Piłsudskiego 41, 05 – 120 Legionowo.

Termin składania ofert upływa w dniu 31 maja 2016 r. o godzinie 12:00.

2. Miejsce i termin otwarcia ofert: Urząd Miasta Legionowo, ul. marsz. J. Piłsudskiego 41, 05-120 Legionowo, pok. Nr 4.27, 01 czerwca 2016 r. o godzinie 13:00.

 

Prezydent Miasta

mgr Roman Smogorzewski

 

Załączniki

Załącznik nr 1 formularz ofertowy (pdf)  formularz ofertowy (odt)

Załącznik nr 2 wzór umowy (pdf)